Bezoekers professioneel ontvangen met een digitale receptie
8 februari 2024
Niemand hangt graag lang in de wachtrij aan de telefoon. Bij een fysieke balie geldt hetzelfde. Mensen willen meteen geholpen worden en dat blijft een uitdaging. Want met de beschikbaarheid van fysiek personeel kun je niet altijd perfect anticiperen op klanten en bezoekers. Daarom stellen we je graag voor aan een nieuwe innovatie op het gebied van service en techniek: de digitale receptie. Met een scherm met interactieve interface is iedereen altijd meteen aan de beurt.
Voordat je meteen denkt aan allerlei vage toekomstbeelden; de digitale receptie kennen we eigenlijk allemaal. Wie een bestelling plaatst bij McDonalds, doet dat tegenwoordig op een groot scherm in plaats van aan een balie. Het idee van een digitale receptie is niet wezenlijk anders dan dat.
Wat is een digitale receptie?
In de kern is een digitale receptie software plus een scherm (of meerdere schermen). Deze combinatie van hardware en software kan bijvoorbeeld het aanmeldingsproces van bezoekers stroomlijnen. Die hardware kan een grote (aanmeld)zuil zijn, maar ook een tablet of andere vorm hebben. De software is ingericht om een bepaald proces te doorlopen. Daarmee is een digitale receptie dus zeker geen vervanging van een deskundig gezicht aan een balie die een klant helpt bij een specifieke vraag. Maar veelvoorkomende processen kun je met een gerust hart aan de digitale receptionist overlaten.
Hoe werkt een digitale receptie?
Zoals gezegd: de digitale receptie is geen volwaardige vervanging van een reguliere receptie. Zie het in plaats daarvan als een verbetering van de service aan de klant of gast. Deze is meteen aan de beurt, kan direct aan de slag met het proces waarvoor hij komt. En bij complexere vragen of behoeften, staat er altijd een medewerker voor hem klaar. En doordat repetitieve processen door de digitale receptie worden afgehandeld, ben je ook bij de échte medewerker veel sneller aan de beurt. Een flinke upgrade van je service dus.

Voordelen van digitale receptie voor klanten
- Efficiëntie: bezoekers ervaren een snel en gestroomlijnd aanmeldingsproces, waardoor wachttijden verminderen.
- Duidelijke instructies: het voordeel van een digital proces is dat je het zorgvuldig test en aanscherpt. Het resultaat zijn instructies die zeer duidelijk en begrijpelijk zijn.
- Gemakkelijk afspraken beheren: geef bezoekers toegang tot hun eigen afspraken. Zo maken ze bij het verlaten ook eenvoudig zelf een vervolgafspraak.
- Privacy en veiligheid: door je bezoekers of klanten zelf hun data te laten invullen, ervaren ze controle daarover.
Voor welke organisaties is een digitale receptie interessant?
Het spreekt voor zich dat de digitale receptie niet overal even goed toepasbaar is. Tegelijk zijn er duidelijke voorbeelden van waar het direct veel waarde toevoegt. Dit zijn de meest voor de hand liggende branches.
- Zorginstellingen: verbetert de patiëntervaring en stroomlijn het ontvangstproces voor bezoekers in ziekenhuizen en andere zorgfaciliteiten.
- B2C dienstverlening: vereenvoudig het aanmeldingsproces voor bezoekers en optimaliseer de balie-ervaring.
- Horeca: een restaurant waar je meteen kunt bestellen heeft een streepje voor. De horeca is relatief ver met dergelijke oplossingen. Zo kennen we ook de variant met QR-code.
- Onderwijsinstellingen: vragen van studenten en personeel in goede banen leiden? Informatiezuilen met informatie over lessen, curriculum en belangrijke locaties ontlast je fysieke balie.
- Retail: laat klanten direct ontdekken welk product ze nodig hebben en waar ze het vinden. Hebben ze toch een medewerker nodig? Die komt naar hen, met één druk op een knop.
Om je digitale receptie in te richten, heb je zowel hardware als software nodig. Maar vooral ook een partner die jouw proces begrijpt en de hardware en software daarop inricht. Instore Broadcast gaat daarover graag met je in gesprek. Wij denken graag mee over de mogelijkheden om jouw gasten of klanten een nóg warmer welkom te bieden met de nieuwste technologie.
Meer nieuwsberichten


